Qué es
Los cuatro requisitos que tiene que cumplir un correo frío en España para que sea legal, y la base legal sobre la que te apoyas para enviarlo. Un procedimiento, no una opinión.
No es un trámite que se hace al final. Es lo que decide si puedes escalar el canal o no.
Por qué importa
La pregunta es si es legal enviar correos a alguien que no se ha suscrito a tu lista. La respuesta es sí y no: si lo haces bien, sí; si te saltas algo, multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual, el importe más alto de los dos.
El marco son dos leyes que se apilan. El RGPD europeo desde mayo de 2018, y la LOPDGDD española desde diciembre de 2018, que no lo contradice sino que lo amplía. Cumpliendo la española cumples la europea.
El mecanismo por el que esto te frena de verdad no es la multa. Es que el canal de adquisición más barato que tienes queda inutilizado justo cuando empieza a funcionar. A 450 correos al día, un requisito que falta no es un error puntual: es un error repetido 450 veces al día y documentado con fecha y hora en el servidor de envío.
Hay una segunda razón, menos obvia. Los requisitos legales y los de entregabilidad son casi los mismos. Identificarte con nombre y empresa, explicar de dónde has sacado el contacto y poner una baja que funcione no son concesiones al abogado: son las tres cosas que hacen que el correo no acabe en spam.
El error típico no es incumplir. Es no saber sobre qué base legal estás enviando, que es distinto de no tener ninguna.
Aviso: esto no es asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, consulta con un abogado o un consultor de datos.
¿Lo tienes o no?
Sí o no. Si tienes que pensarlo, es no.
- ¿Sabes decir en una frase sobre qué base legal envías, consentimiento o interés legítimo?
- Si es interés legítimo, ¿tienes escrito el análisis de equilibrio entre tu interés y los derechos del destinatario?
- ¿Cada correo lleva tu nombre, tu empresa y una dirección física válida?
- ¿Explicas en el correo de dónde has sacado su contacto?
- ¿La baja funciona de verdad y en un clic, y alguien la ha probado este mes?
Si fallas dos o más, este sistema está pendiente aunque lleves meses enviando.
A mano · 6 pasosCómo se hace, paso a paso
Elige y escribe tu base legal. Consentimiento si el interesado te lo dio de forma informada, específica e inequívoca mediante una acción afirmativa clara. Interés legítimo si te apoyas en el interés de tu empresa por contactar, siempre que no prevalezcan los derechos del destinatario. La segunda es la habitual en B2B y la que exige trabajo.
Si vas por interés legítimo, haz el análisis de equilibrio. Un documento corto: qué interés tienes, a quién impactas, por qué el impacto sobre él es mínimo, y cómo puede oponerse. Guárdalo. Es lo primero que te van a pedir.
Mete los cuatro requisitos en la plantilla del correo. Identificación con nombre y empresa. Información de contacto con dirección física válida y un medio real. Finalidad del tratamiento, incluyendo cómo obtuviste el contacto. Y derecho a oponerse, con una opción clara y sencilla de darse de baja.
Prueba la baja tú mismo. Con un correo tuyo, de principio a fin. Si el enlace tarda, pide datos o no confirma, no cumple.
Segmenta la lista con criterio. Contactos actualizados, y consentimiento donde sea necesario. Una lista comprada sin trazabilidad no la salva ningún pie de página.
Pon fecha a la revisión. Una auditoría periódica del proceso, con día en el calendario. Las listas envejecen y las plantillas se editan.
Errores frecuentes
- Copiar el pie de página de otro. El aviso legal de otra empresa lleva su dirección, su responsable de tratamiento y su base legal. Copiarlo no te cubre: te documenta.
- Confundir «no me han denunciado» con «cumplo». El canal funciona igual de bien cumpliendo que sin cumplir, hasta el día que no. Por eso se hace antes de escalar, no después.
- Poner la baja y no probarla. El enlace roto es el fallo más común y el más caro, porque convierte una baja en una reclamación.
- Personalizar tanto que asustas. Que sea legal recopilar un dato no significa que quede bien usarlo. Si el destinatario se pregunta de dónde has sacado eso, has perdido el correo aunque tengas la base legal impecable.
- Dejarlo para cuando haya volumen. Al revés. A 20 correos al día lo arreglas en una tarde; a 450 tienes que rehacer plantillas, secuencias y buzones a la vez.
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