Qué es
Las etapas por las que pasa una oportunidad, cada una con un criterio binario que dice cuándo avanza y cuándo se descarta. Escritos, no en la cabeza de quien mueve las tarjetas.
Por qué importa
Un pipeline sin criterios de salida no es un pipeline: es una lista de deseos ordenada por optimismo. Las oportunidades avanzan porque hubo una conversación agradable y se quedan en la etapa donde nadie se atreve a cerrarlas, con lo que el embudo acumula cosas muertas que siguen contando.
La consecuencia práctica llega el día que miras la previsión. Si las etapas no significan nada, la previsión tampoco. Un pipeline de doscientos mil con la mitad de las oportunidades paradas hace meses no vale doscientos mil, y solo lo sabes si cada etapa tiene una condición comprobable.
El criterio tiene que ser binario y sobre lo que hizo el prospecto, no sobre lo que tú crees. «Parece interesado» no es un criterio; «ha confirmado presupuesto y ha dado fecha» sí lo es. La diferencia decide si el pipeline se puede auditar o solo se puede contemplar.
Y falta la mitad que casi nadie escribe: cuándo se descarta. Una etapa necesita las dos puertas, la de salida hacia delante y la de salida hacia fuera. Sin la segunda, nada muere nunca y el pipeline se convierte en un almacén.
¿La tienes o no?
Sí o no. Si tienes que pensarlo, es no.
- ¿Están las etapas escritas con su criterio, o cada uno mueve las tarjetas a su manera?
- ¿Sabes cuándo se descarta una oportunidad, o se quedan todas vivas?
- ¿Cuántas oportunidades llevan más de un mes sin movimiento?
- Si otra persona mirara tu pipeline, ¿sabría por qué cada tarjeta está donde está?
- ¿Puedes fiarte de la suma de tu pipeline?
Cómo se hace, paso a paso
Escribe las etapas que ya usas. No las ideales: las de verdad, con los nombres que usa quien mueve las tarjetas.
Ponle a cada una un criterio de entrada binario. Qué tiene que haber pasado para que una oportunidad esté en esa etapa. Sobre un hecho verificable, no sobre una sensación.
Ponle a cada una un criterio de descarte. Qué la manda fuera. Esta es la mitad que falta en casi todos los pipelines.
Añade el plazo máximo por etapa. Cuántos días puede estar una oportunidad ahí antes de que haya que decidir. Sin plazo, las tarjetas envejecen sin que nadie lo note.
Limpia el pipeline actual contra los criterios nuevos. Va a doler y hay que hacerlo: es el ejercicio que devuelve una cifra en la que se puede confiar.
Configúralo en el CRM y no en un documento. Un criterio que vive en un manual aparte no se aplica. Va como campo obligatorio o como automatización.
Revisa el estancamiento cada semana. Las que llevan más días del plazo de su etapa: se mueven o se descartan, pero no se quedan.
Errores frecuentes
- Criterios que dependen de la opinión de quien vende. Convierten el pipeline en un reflejo del ánimo del comercial.
- No escribir el descarte. Sin puerta de salida, el pipeline solo crece y deja de significar nada.
- Demasiadas etapas. Cuantas más, menos se respetan. Cuatro o cinco bien definidas valen más que nueve.
- Dejar los criterios en un documento aparte. Si no están en el CRM, no se aplican.
- No limpiar el pipeline al instalarlo. Estrenar criterios sobre un pipeline sucio es seguir sin poder fiarte de la suma.
Un caso
El momento incómodo de este sistema es la limpieza. Se aplican los criterios nuevos al pipeline existente y desaparece una parte importante de la cifra, a veces la mitad.
No se ha perdido nada: nunca estuvo ahí. Lo que había era una suma que incluía conversaciones de hace cuatro meses sin fecha ni decisor. Y a partir de esa limpieza, la previsión empieza a parecerse a lo que pasa después.
Se configura dentro de CO-02 · Configuración del CRM y es lo que hace que VE-29 · Forecast y equipo comercial signifique algo: sin criterios de etapa, la cobertura de pipeline se calcula sobre humo.
Lo alimenta CO-13 · Cualificación previa a la agenda, que es el primer criterio de todos.